Paragrafen

De Gemeente Zwolle is een flexibele en omgevingsbewuste netwerkorganisatie die werkt vanuit de volgende 4 principes:

1. We werken opgavegericht;
2. We zijn gastvrij en maken het mogelijk;
3. We zijn professional partner en 
4. We zijn vernieuwend. 

Deze principes, verder uitgewerkt in onze organisatievisie ‘Op Koers’, geven richting voor de manier waarop wij werken en willen samenwerken met onze partners.

In Zwolle wordt het ‘Huis van Control’ toegepast. Samenhang (welke doelen streven we na) en eenduidige werkwijze (op welke manier werken wij in Zwolle) worden hierdoor geborgd. Binnen de eenduidige werkwijze worden verschillende control-niveaus toegepast, welke in gezamenlijkheid resulteren in een beheersbare bedrijfsvoering (rechtmatig, doelmatig en doeltreffend):

In 2023 hebben we aandacht gehad voor de lerende organisatie en vinden de ontwikkeling van onze medewerkers belangrijk. De opgestelde Zwolse visie op leren geeft richting en vanuit de verbinding tussen leiderschap, cultuur en visie streven we naar een zo groot mogelijk leervermogen van onze organisatie.

Post-covid wordt er bewust gekozen voor hybride werken. Een combinatie van digitaal en fysiek op kantoor werken is een effect van covid die de organisatie wil behouden. Hierdoor ontwikkelen we het plaats- en tijdonafhankelijk werken door, uiteraard met aandacht voor en binnen de geldende kaders van arbo en veiligheid.
Onder andere vanwege, maar niet uitsluitend door het hybride werken, nemen ook de noodzaak en urgentie van cybersecurity toe. Het verhogen van de digitale weerbaarheid is een aandachtspunt voor 2023 waarin ook college en raad nadrukkelijk betrokken worden. Hierbij ligt de focus op zowel technische als gedragscomponenten (bewustwording).

We continueren het werken met jaarplannen, als middel om te komen tot meer verbinding en om samenhang tussen afdelingen zichtbaar(der) te maken. De jaarplannen dragen bij aan het programmeren en prioriteren, waar we in 2023 nadrukkelijk een focus op leggen. Om de ambities in de stad te realiseren en tegelijkertijd grip te kunnen houden op de hoeveelheid werk die ons te doen staat.

Indicatoren

De voortgang op specifieke bedrijfsvoeringsdoelstellingen is te raadplegen in de verantwoording van programma 9 Bedrijfsvoering. De vijf verplichte BBV-indicatoren voor het taakveld 'bestuur en ondersteuning' van 2023 zijn:

Deze indicatoren geven inzicht in de omvang en kosten van het ambtelijk apparaat. De kosten hebben betrekking op alle personele en materiële kosten die verbonden zijn aan het functioneren van de organisatie en die het realiseren van de ambities van de stad faciliteren.
Formatie en bezetting geeft inzicht in het aantal fte per 1.000 Zwolse inwoners die hiervoor nodig zijn voor wat betreft personele capaciteit. Binnen Zwolle wordt niet gewerkt met een formatieplan, waardoor geldt bezetting = formatie.
De indicator inhuur betreft alle werkzaamheden uitgevoerd door personen waarmee geen arbeidsovereenkomst is afgesloten. Het kan gericht zijn op zowel uitvoeringskracht als op specifieke expertise of deskundigheid.
De apparaatskosten en overhead hebben betrekking op kosten die gemaakt zijn vanuit de sturing en ondersteuning van het primaire proces (de beheertaken en ambities van de stad). Kapitaallasten (mits gerelateerd aan het functioneren van de organisatie) zijn onderdeel van de apparaatskosten, evenals direct toewijsbare kosten en overheadkosten.

Daarnaast zijn in de regeling Beleidsindicatoren de indicatoren opgenomen die met ingang van begrotingsjaar 2017 moeten worden opgenomen in de programma's. De meest actuele set beleidsindicatoren en bijbehorende gegevens kunt u vinden op de website Waarstaatjegemeente.nl. De vergelijking van de gemeente Zwolle ten opzichte van andere 100.000 - 300.000 gemeenten per 1 oktober 2023, vindt u hier. 

Rechtmatigheidsverantwoording
Het college van Burgemeester en Wethouders was altijd al verantwoordelijk voor het rechtmatig handelen van de gemeente. Maar in 2023 – met de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording – neemt het de expliciete verantwoordelijkheid en legt het hierover in de jaarrekening direct verantwoording af aan de gemeenteraad. De accountant geeft vanaf het moment van invoeren van de wet alleen nog een oordeel over de getrouwheid van de jaarrekening; dit omvat ook een oordeel over de getrouwheid van de rechtmatigheidsverantwoording. Getrouwheidsfouten tellen mee in het oordeel van de accountant maar worden niet in de rechtmatigheidsverantwoording gerapporteerd.

Wijze waarop de rechtmatigheidsverantwoording tot stand is gekomen:
Het college geeft in de rechtsmatigheidsverantwoording aan in hoeverre de in de jaarrekening verantwoorde baten en lasten, en ook de balansmutaties, rechtmatig tot stand zijn gekomen. Dit houdt in dat deze in overeenstemming zijn met de bepalingen vermeld in het normenkader 2023 waarin de relevante wet- en regelgeving zijn opgenomen. Het betreft een fout wanneer de geldende wet- en regelgeving niet is nageleefd. Bij een onduidelijkheid kan het college (nog) niet aangeven is er sprake is van een fout of niet. In de financiële verordening zijn de uitgangspunten voor het financieel beleid, alsmede voor het financiële beheer en voor de inrichting van de financiële organisatie vast. Het normenkader en de financiële verordening zijn op 7 november 2023 met terugwerkende kracht door de gemeenteraad over 2023 vastgesteld. In de raadvergadering op 23 januari 2023 is de verantwoordingsgrens voor de rechtmatigheidsverantwoording op 1% vastgesteld (€ 9 miljoen). De rapporteringstolerantie voor het toelichten van geconstateerde onrechtmatigheden is gesteld op 10% van de verantwoordingsgrens (€ 900k).

Conclusie rechtmatigheid 2023
De rechtmatigheidsverantwoording hanteert een grensbedrag omdat alleen de van belang zijnde aspecten in de verantwoording hoeven te worden betrokken. Deze grens is door de raad bepaald en bedraagt 1% van de totale lasten inclusief toevoegingen aan de reserves en is daarmee vastgesteld op € 9 miljoen. Het college van burgemeester en wethouders is van mening dat de in deze jaarrekening verantwoorde baten en lasten en ook de balansmutaties niet rechtmatig tot stand zijn gekomen binnen de daarvoor gestelde verantwoordingsgrens. Dit betreffen acceptabele begrotingsonrechtmatigheden.

Toelichting bij de rechtmatigheidsverantwoording:

Begrotingscriterium
In 2023 is de kadernota rechtmatigheid 2023 gewijzigd inclusief de duiding hiervan. Vanaf 2023 kunnen ook onderschrijdingen van lasten of onder- of overschrijdingen van baten onrechtmatig zijn. Dit is dan het geval als onderschrijdingen van baten of lasten of overschrijdingen van baten niet tijdig in de (bijgestelde) begroting zijn verwerkt. Raad en college hebben via de financiële verordening invulling gegeven aan het begrip tijdigheid.

In de paragraaf begrotingsrechtmatigheid is een nadere toelichting op de begrotingsrechtmatigheid opgenomen. Voor € 12,4 miljoen zijn niet rechtmatige afwijkingen van de begroting vastgesteld. Na toetsing aan de afspraken die gemaakt zijn in de financiële verordening artikel 11 lid 4 is gebleken dat deze overschrijdingen passen binnen de afspraken die gemaakt zijn met de Raad. Dat betekent dat deze overschrijdingen formeel onrechtmatig zijn (bruto € 12,4 miljoen), maar dat deze niet meetellen in het oordeel (netto onrechtmatigheid is nihil). Ofwel er is sprake van acceptabele begrotingsonrechtmatigheden.

Voorwaardencriterium
Geen bevindingen vastgesteld.

Misbruik en oneigenlijk gebruik
Geen bevindingen vastgesteld.