Bestuur, Dienstverlening en Bedrijfsvoering

Onze bedrijfsvoering ondersteunt de realisatie van de gestelde doelen

Doel 9.1.4 Bedrijfsvoering - Begroting 2023

Onze bedrijfsvoering ondersteunt de realisatie van de gestelde doelen, zodanig dat:

• De bestuurlijke behandeling ordentelijk plaats vindt op basis van kwalitatieve stukken.
• De sturing op risico’s transparant en beheersbaar geschiedt.
• Verordeningen en beleidsregels actueel, bruikbaar en rechtmatig zijn.
• Regeldruk tot een minimum beperkt wordt.
• Communicatie over beleids- en besluitvorming bijdraagt aan de ambities en doelen uit de beleidscyclus.
• We handelen binnen het normenkader financiële rechtmatigheid.
• Inkoop gebeurt conform het beleidskader inkoop- en aanbestedingsregels.

E-facturering
In 2023 is een vervolg gegeven aan de onboarding van E-facturen. Met de inzet van externe deskundigheid zijn in 2023 van een aantal grotere organisaties E-facturen ontvangen en verwerkt.  Door met name technische problemen is de verwachting van de gewenste resultaten achtergebleven.  Verder blijkt nog steeds dat veel leveranciers niet in staat zijn om E-facturen te sturen.  In 2024 wordt verder ingezet op de onboarding van E-facturatie.

Project Subsidieverlening op orde
In 2022 is de nieuwe Algemene Subsidie Verordening in uw raad vastgesteld. Een groot deel van de bestaande subsidieregelingen zijn geactualiseerd. De verwachting was dat het project in 2023 zou worden afgerond. De laatste hoofdstukken uit de oude Algemene Subsidie Verordening worden nog vertaald naar subsidieregelingen in de nieuwe Algemene Subsidie Verordening. Ook wordt beleid ontwikkeld rondom Misbruik en Oneigenlijk gebruik van subsidies. Het project loopt nog door tot aan de zomer in 2024.

Juridisch kwaliteitsbeleid
Ten behoeve van het juridisch kwaliteitsbeleid zijn de kaders verordeningen en beleidsregels herschreven/aangepast. Hetzelfde geldt voor staatssteun.  

Samenwerkende derde lijns controle (AVG, IA en CISO), Privacy en bescherming van persoonsgegevens
Het jaar 2023 heeft in het teken gestaan van professionalisering van processen en organisatie op het gebied van privacy. De samenwerking tussen functionaris gegevensbescherming, team internal audit en CISO is versterkt, wat onder meer geleid heeft tot een gezamenlijk jaarplan, een gezamenlijke rapportage en de start van een geïntegreerde procesaudit. In 2023 is gewerkt aan een betere rolverdeling tussen privacy officer en functionaris gegevensbescherming, waarmee de functionaris gegevensbescherming beter in staat komt om zijn rol van onafhankelijk toezichthouder in te vullen. De externe audit op de Wet politiegegevens liet zien dat binnen de boa-domeinen veel vooruitgang is geboekt ten aanzien van naleving. De gerealiseerde verbetermaatregelen zijn de basis voor interne audits en het uitvoeren van toezicht door de functionaris gegevensbescherming in 2024.

Doorontwikkeling inkoop
Door de verdere uitrol van categoriemanagement geven we nog meer invulling aan inkoop op strategisch niveau in combinatie met het realiseren van organisatiedoelstellingen op het gebied van Maatschappelijk verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen. De toepassing van deze Maatschappelijk verantwoord Opdrachtgeven en Inkopen-criteria wordt geïmplementeerd in het inkoopproces en actief ondersteund in de organisatie. Door middel van gerichte trainingen worden medewerkers gefaciliteerd, waardoor het risico op onrechtmatige inkoop afneemt. Dit wordt ook ondersteund door een verbeterde informatievoorziening en een standaard-mappenstructuur die beschikbaar komt voor elk inkooptraject. Tevens gaat er actiever worden gestuurd op het invullen van een Inkoopstartformulier vooraf aan een nieuw inkooptraject. Het gebruik van CPV-codes wordt ten slotte verder geïmplementeerd in het financiële systeem; deze verbeterde inkoopdata zorgt voor betere rapportages op het gebied van categoriemanagement, en biedt een basis voor een betere sturing op het inkoopproces.

Doorontwikkelen beleidscyclus
Om het sturend vermogen van de P&C-cyclus te vergroten is het afgelopen jaar een aantal stappen gezet. Het aantal programma’s en doelen binnen het sociaal domein is teruggebracht om zo beter aan te sluiten bij de hervorming die binnen het sociale domein worden doorgevoerd. De perspectiefnota krijgt steeds duidelijker een strategisch karakter met daarin de keuzes voor de komende jaren die in de begroting verder worden uitgewerkt. In aanloop naar de perspectiefnota is met de gemeenteraad gesproken over welke thema’s hierin een plek zouden moeten krijgen.

Verbeteren proces van programmeren en prioriteren
In 2023 is een start gemaakt met het programma Van Inzicht naar Focus. Doel hiervan is om meer inzicht te krijgen in onze uitgaven en activiteiten en vervolgens daarin keuzes aan de gemeenteraad voor te leggen en prioriteiten te kunnen stellen. De eerste fase van het programma bestaat uit een doorlichting van de begrotingsprogramma's

De lasten laten een positief saldo zien van € 6.410.518, er wordt € 2.999.078 toegevoegd aan de reserves, en € 2.051.234 minder onttrokken. Omdat de baten een negatief saldo van € 154.721 hebben wordt in totaal een voordelig resultaat gerealiseerd van €1.205.485.

Dit resultaat is als volgt ontstaan:

Een voordelig resultaat op de lasten van € 6.410.518
Er ontstaat een voordeel op in 2023 incidenteel beschikbare gestelde budgetten. Deze kosten lopen door naar 2024. In totaal lagere lasten van € 1.626.180 die leiden tot een toevoeging aan de reserve nutvw-bestuur en organisatie. Het naar achteren schuiven van deze gelden wordt met name veroorzaakt doordat de uitvoering later gestart is/wordt als gevolg van latere besluitvorming of opstart. Het betreft de volgende budgetten:

• Opgave Gericht Werken € 146.733.
• Strategisch Management € 274.885.
• Vervanging Financieel Systeem € 81.084
• Advies en Controlfuncties € 292.500.
• Subsidiewerving € 103.905
• Inkoopfunctie € 98.000.
• Programmeren en Prioriteren € 115.245
• Secretariaat (TOP) € 80.000
• En incidentele overhead per fte € 433.828

Er wordt er € 1.789.234 minder onttrokken uit de Reserve NUTVW; dat betreft:

• Strategisch Management en Innovatie € 1.092.676.
• Smartcity € 160.642.
• Concerncontrol € 48.776.
• Herijking ASV € 178.719.
• Inkoopfunctie € 50.000.
• Subsidiewerving € 74.921.
• Incidentele overhead € 183.500

Tevens wordt € 262.000 minder onttrokken uit de Bedrijfsvoeringreserve, onder andere het implementeren van de reorganisatie in het Fysieke Domein; deze kosten zijn binnen de structurele middelen opgevangen.

Deze Reservemutaties leiden tot een lagere last van in totaal € 3.682.414.

Het resterende voordelige saldo op de lasten, een bedrag van € 2.728.104 wordt als volgt veroorzaakt:

• Een voordeel op de loonsom van de afdeling Concernstaf a.g.v. vacatureruimte: € 250.000.
• Een voordeel op de loonsom van de afdeling Financiën a.g.v. vacatureruimte: € 102.000.
• Een voordeel van € 1.210.000 op de loonsommen van de afdelingen uit het primaire proces ook hier vacatureruimte en extra dekking overhead vanuit de programma's en projecten.
• Niet verdeelde overhead (zie o.a. ook 9.1.3) leidt tot kosten op andere doelen, en bij 9.1.4. tot een voordeel van € 1.070.000.
• De centrale afdelingskosten laten diverse kleine plussen zien, hetgeen leidt tot een voordeel van € 153.700
• Een nadeel van € 242.000 a.g.v. extra storten in de voorziening Rechspositionele verplichtingen. Dit is het gevolg van een stijging van het aantal WIA/WGA-gevallen.
• De storting verlofsparen is dit jaar lager uitgevallen dan verwacht, hetgeen leidt tot een voordeel van € 180.000.

Een nadelig resultaat op de inkomsten van € 154.721
De dienstverlening aan de RSJ IJsselland is dusdanig gereduceerd, hetgeen leidt tot een mindere opbrengst van € 150.000.

Tenslotte wordt een deel, € 1.372.898, van het positieve resultaat van programma negen gestort in de Bedrijfsvoeringreserve.

Een resultaat reserves van € 5.079.312 nadelig (€ 2.051.234 lagere onttrekkingen en € 3.028.078 hogere stortingen)

• Zoals genoemd (zie lasten) wordt een bedrag van € 1.789.234 minder onttrokken uit de reserve nutvw-bestuur en organisatie
• Zoals genoemd (zie lasten) wordt een bedrag van € 262.000 minder onttrokken uit de bedrijfsvoeringreserve.
• Zoals genoemd (zie lasten) wordt een bedrag van € € 1.626.180 gestort in de reserve nutvw-bestuur en organisatie i.v.m. overlopende incidentele middelen die in 2023 beschikbaar zijn gesteld (zie lasten).
• Zoals genoemd (zie lasten) wordt een bedrag van € 1.372.898 gestort in de bedrijfsvoeringreserve, zijnde het (deels) voordelige resultaat programma negen 2023.  

zie Toelichting op financiën kredieten.

Corona bedrijfsvoering

Het Coronakrediet is afgesloten en financieel afgerond op nul. De laatste kosten zijn gemaakt ten behoeve van Hybride Werken, een gevolg van Corona.